Informacja dla prelegentów PHPCon Poland

Witaj wśród potencjalnych prelegentów PHPCon Poland! Cieszymy się, że nas zauważyłeś/aś i z niecierpliwością czekamy na twoje wystąpienie! Ten przewodnik pomoże Ci zapoznać się ze wszystkimi wymaganiami, które obowiązują naszych prelegentów i będzie pomocny w przygotowaniu perfekcyjnego wystapienia.
W tym roku, podtrzymując międzynarodowy charakter naszej agendy, gorąco zachęcamy do zgłaszania wystąpień zarówno w języku polskim, jak i angielskim. Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy albo wiedzy, skontaktuj się z ogranizatorami, napisz maila pod info@phpcon.pl albo po prostu zadzwoń do Darka Grzesisty pod numer 604.435060.

Czas trwania sesji

Twoje wystąpienie jest ograniczone czasowo do liczby minut, które zadeklarowałeś/aś podczas CfP i obejmuje:

  • prelekcję lub warsztat,
  • czas na pytania i odpowiedzi, jeśli je planujesz (nie dotyczy wystapień typu shutter slots, trwających krócej niż 30 minut,
  • minimum 5 minut, aby kolejny prelegent zdążył podejść i poprawnie zainstalować swój sprzęt.

Prosimy, byś pojawił/a się co najmniej 10 minut przed swoim wystąpieniem, przygotowany/a do podłączenia swojego laptopa, kiedy tylko poprzedzający Cię prelegent opuści scenę. Jeśli potrzebujesz pomocy w konfiguracji swojego sprzętu, daj nam znać z wyprzedzeniem. Sesje są planowane „na styk” ale sale położone są na tyle blisko siebie, że uczestnicy nie będą potrzebować więcej niż kilku minut na przemieszczenie się pomiędzy nimi.

Sprawdź program konferencji i upewnij się gdzie i kiedy został zaplanowany twój warsztat albo prelekcja.

Aranżacja pomieszczeń

  • 6 kameralnych pokoi warsztatowych w hotelu Stok:
    • mają płaską podłogę,
    • posiadają układ klasy ze stołami, krzesłami i zasilaniem dla wszystkich uczestników,
    • mieszczą maksimum 40 uczestników,
    • mają stół i krzesło do twojej dyspozycji.
  • 3 sale wykładowe w hotelu Stok:
    • mogą pomieścić przeciętnie 200 osób każda,
    • mają płaską podłogę,
    • oddają do twojej dyspozycji dedykowaną scenę, mównicę, stół i krzesło,
    • w celu lepszego skupienia audiencji, stosują kierunkowe światło (spotlight) skierowane na scenę.

Szczegóły techniczne

Choć każda sala wykładowa oraz pokój warsztatowy zapewnia dostęp do internetu po wi-fi, to sugerujemy, byś przygotował/a kompletną wersję off-line twojego wystąpienia, dla własnego, dobrze rozumianego bezpieczeństwa.

Będziesz prezentować materiał z własnego laptopa. Jeśli nie możesz spełnić tego wymagania, daj nam znać z wyprzedzeniem, abyśmy zdążyli coś zorganizować.
Oto szczegóły techniczne sal i scen:

  • ekrany w salach wyświetlają obraz w proporcji 16:9,
  • najlepsze gniazdo video to HDMI lub ewentualnie analogowe VGA/D-Sub; upewnij się, że masz właściwy i działający konwerter – szczególnie, jeśli chcesz podłączyć Macbooka (organizatorzy zrobią co w ich mocy, ale nie ponoszą odpowiedzialności za prawidłowość współdziałania sprzętu Apple z systemem wizualnym hotelu),
  • w każdej sali wykładowej (ale nie warsztatowej) jest nagłośnienie; będziemy również gotowi na dystrybucję dźwięku z wyjścia liniowego mini jack (3.5mm) line-out, o ile zajdzie taka potrzeba,
  • w każdej sali wykładowej zapewniamy jeden mikrofon do ręki i jeden nagłowny; zanim zaczniesz, daj nam znać, który bardziej Ci odpowiada,
  • daj nam znać wcześniej, jeśli będziesz potrzebować pilota do slajdów i/lub wskaźnika laserowego (dysponujemy takim sprzętem, ale trzeba go skonfigurować z Twoim laptopem),
  • nie zapewniamy żadnych monitorów suflerskich, więc zapoznaj się ze swoimi slajdami,
  • na miejscu, nasza ekipa będzie dbać o czas twojego wystąpienia; jeśli polegasz na swoim zegarku i nie lubisz, gdy ktoś Ci wciąż przeszkadza, powiadom nas o tym, zanim rozpoczniesz wystąpienie,
  • sala wykładowa będzie oświetlona z tyłu, dlatego nie włączaj samodzielnie oświetlenia z przodu sali, tak by uczestnicy wyraźnie widzieli twoją prezentację,
  • scena będzie doświetlona dedykowanym reflektorem typu spot-light – staraj się nie wychodzić poza obręb światła, tak, aby pozostawać dobrze widocznym dla słuchaczy na sali oraz na zarejestrowanym materiale video,
  • zgłaszając prelekcję (ale nie warsztat) zgadzasz się na jego nagrywanie, włączając w to twoją osobę na scenie, twój głos i slajdy; standardowo udostępniamy te nagrania po konferencji na naszym kanale Youtube, więc jeśli nie wyrażasz na to zgody, daj nam znać przed lub tuż po konferencji – uszanujemy twoją decyzję i powstrzymamy się od publikacji nagrania.

Jeśli potrzebujesz do prezentacji jakiegokolwiek dodatkowego wyposażenia niewymienionego powyżej, skontaktuj się z nami – sprawdzimy, czy będziemy w stanie na czas je zorganizować.

Wybór wystąpień do agendy

Z chwilą zamknięcia Call for Papers do pracy przystąpi nasz Komitet Programowy. Tak szybko, jak to możliwe powiadomimy Cię o kwalifikacji, odrzuceniu albo przeznaczeniu rezerwowym nadesłanych propozycji.
Komitet Programowy zachowuje prawo do wcześniejszego wyboru i ogłoszenia propozycji, jeszcze przed zakończeniem głosowania, a także (w niektórych przypadkach) prawo do odmowy podania przyczyn nieprzyjęcia propozycji do agendy.
Decyzja Komitetu Programowego jest wiążąca i nie podlega zaskarżeniu.

Prelegentom zapewniamy

  • pełną wejściówkę na konferencję (obejmującą wykłady, posiłki i przerwy kawowe),
  • 2 noclegi: z piątku na sobotę oraz z soboty na niedzielę (25-27 października),
  • dodatkowy nocleg z czwartku na piątek (24-25 października) dla prowadzących warsztaty,
  • honorarium dla prowadzącego warsztat w wysokości 500 zł za każdy 2-godzinny slot (1000 zł/pół dnia, 2000 zł/cały dzień) w modelu B2B, tzn. pod warunkiem wystawienia faktury za usługę, płatną po konferencji,
  • udział w after-party w sobotni wieczór (26 października).

Nasz pakiet prelegencki w roku 2024 nie obejmuje:

  • krajowych kosztów dojazdu (w uzasadnionych przypadkach możemy to uczynić do kwoty 300 PLN, o ile otrzymamy fakturę, w której Conferia Events będzie stroną kupującą),
  • zakwaterowania i wyżywienia innego niż wyszczególnione powyżej.

Z uwagi na specyfikę prawa podatkowego, refundujemy wyłącznie koszty udokumentowane fakturami i/lub rachunkami wystawionymi bezpośrednio na organizatora (Conferia Events), z prawidłowym numerem NIP.

Sugestie dotyczące zgłoszeń

Zdecydowanie zachęcamy Cię do zgłaszania większej liczby tematów. Im więcej propozycji złożysz, tym większa szansa, że co najmniej jedna z nich pojawi się w naszej agendzie.
Skup się nad tytułem i abstraktem – to one decydują, czy słuchacz przyjdzie na Twój wykład, czy wybierze inny, w równoległych ścieżkach. To najskuteczniejsze narzędzie do promocji Twojego wystąpienia, lepszego już nie będzie!
Upewnij się, że dotyczą dokładnie tematu, który będziesz referować i wystarczająco precyzyjnie go opisują. W poprzednich latach niektóre zgłoszenia mogły być interesujące, ale ich pomysłodawcy nie przedstawili na tyle dobrych abstraktów, by można było dokonać wyboru tych propozycji i ostatecznie przepadły w głosowaniu.

Promocja i social media

Jesteśmy towarzyscy i chcemy umożliwić Ci kontakt z uczestnikami konferencji przed, w trakcie i po niej. Dlatego publikuj posty i tweety zachęcające do wystąpień i do przyjazdu na PHPCon. My przekażemy je chętnie dalej i pomożemy Ci zostać zauważonym. Oczywiście ty także pomóż nam, ponownie publikując lub retweetując nasze treści. To działa w obie strony!