Informacja dla prelegentów PHPCon Poland

Witaj wśród potencjalnych prelegentów PHPCon Poland! Cieszymy się, że nas zauważyłeś/aś i z niecierpliwością czekamy na twoje wystąpienie! Ten przewodnik pomoże ci zapoznać się ze wszystkimi wymaganiami, które obowiązują naszych prelegentów i będzie pomocny w przygotowaniu perfekcyjnego wystapienia.
Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy albo wiedzy, skontaktuj się z ogranizatorami, napisz maila pod info@phpcon.pl albo zadzwoń do Darka Grzesisty pod numer 604.435060.

Czas trwania sesji

Twoje wystąpienie jest ograniczone czasowo do liczby minut, które zadeklarowałeś/aś podczas CfP i obejmuje:

  • prelekcję lub warsztat,
  • czas na pytania i odpowiedzi, jeśli je planujesz (nie dotyczy wystapień typu shutter slots, trwających krócej niż 30 minut,
  • minimum 5 minut, aby kolejny prelegent zdążył podejść i poprawnie zainstalować swój sprzęt.

Prosimy, byś pojawił/a się co najmniej 10 minut przed swoim wystąpieniem, przygotowany/a do podłączenia swojego laptopa, kiedy tylko poprzedzający cię prelegent opuści scenę. Jeśli potrzebujesz pomocy w konfiguracji swojego sprzętu, daj nam znać z wyprzedzeniem. Sesje są planowane „na styk” ale sale położone są na tyle blisko siebie, że uczestnicy nie będą potrzebować więcej niż kilku minut na przemieszczenie się pomiędzy nimi.

Sprawdź program konferencji i upewnij się gdzie i kiedy został zaplanowany twój warsztat albo prelekcja.

Aranżacja pomieszczeń

  • 6 kameralnych pokoi warsztatowych w hotelu Orle Gniazdo:
    • mają płaską podłogę,
    • posiadają układ klasy ze stołami, krzesłami i zasilaniem dla wszystkich uczestników,
    • mieszczą maksimum 50 uczestników,
    • mają stół i krzesło do twojej dyspozycji.
  • 2 sale wykładowe w hotelu Orle Gniazdo:
    • mogą pomieścić około 400 (większa) i około 180 (mniejsza) osób,
    • mają płaską podłogę,
    • oddają do twojej dyspozycji dedykowaną scenę, mównicę, stół i krzesło,
    • w celu lepszego skupienia audiencji, stosują kierunkowe światło (spotlight) skierowane na scenę.

Szczegóły techniczne

Choć każda sala wykładowa oraz pokój warsztatowy zapewnia dostęp do internetu po wi-fi, to sugerujemy, byś przygotował/a kompletną wersję off-line twojego wystąpienia, dla własnego, dobrze rozumianego bezpieczeństwa.

Będziesz prezentować materiał z własnego laptopa. Jeśli nie możesz spełnić tego wymagania, daj nam znać z wyprzedzeniem, abyśmy zdążyli coś zorganizować.
Oto szczegóły techniczne sal i scen:

  • ekrany wyświetlają obraz w proporcji 4:3,
  • najlepsze gniazdo video to HDMI lub ewentualnie analogowe VGA/D-Sub; upewnij się, że masz właściwy i działający konwerter – szczególnie, jeśli chcesz podłączyć Macbooka,
  • w każdej sali wykładowej (ale nie warsztatowej) jest nagłośnienie; będziemy również gotowi na dystrybucję dźwięku z wyjścia liniowego mini jack (3.5mm) line-out, o ile zajdzie taka potrzeba,
  • w każdej sali wykładowej zapewniamy jeden mikrofon do ręki i jeden nagłowny; zanim zaczniesz, daj nam znać, który bardziej ci odpowiada,
  • weź swój własny pilot do slajdów i/lub wskaźnik laserowy jeśli chcesz go użyć,
  • nie zapewniamy żadnych monitorów suflerskich, więc zapoznaj się ze swoimi slajdami,
  • na miejscu, nasza ekipa będzie dbać o czas twojego wystąpienia; jeśli polegasz na swoim zegarku i nie lubisz, gdy ktoś ci wciąż przeszkadza, powiadom nas o tym, zanim rozpoczniesz wystąpienie,
  • sala wykładowa będzie oświetlona z tyłu, a scena dodatkowo spotlightami, dlatego nie włączaj samodzielnie oświetlenia z przodu sali, tak by uczestnicy wyraźnie widzieli twoją prezentację,
  • zgłaszając prelekcję (ale nie warsztat) zgadzasz się na jego nagrywanie, włączając w to twoją osobę na scenie, twój głos i slajdy; standardowo udostępniamy te nagrania po konferencji na naszym kanale Youtube, więc jeśli nie wyrażasz na to zgody, daj nam znać przed lub tuż po konferencji - uszanujemy twoją decyzję i powstrzymamy się od publikacji nagrania.

Jeśli potrzebujesz do prezentacji jakiegokolwiek dodatkowego wyposażenia nie wymienionego powyżej, skontaktuj się znami – sprawdzimy, czy będziemy w stanie na czas je zorganizować.

Wybór wystąpień do agendy

Z chwilą zamknięcia Call for Papers, przygotujemy publiczne głosowanie na propozycje. Powiadomimy cię o jego wynikach po zakończeniu głosowania, tak szybko jak to możliwe. W niektórych przypadkach zachowujemy prawo do wcześniejszego wyboru i ogłoszenia propozycji, jeszcze przed zakończeniem głosowania.

Prelegentom zapewniamy

  • pełną wejściówkę na konferencję (obejmującą wykłady, warsztaty, posiłki i przerwy kawowe),
  • 2 noclegi: z piątku na sobotę (15-16 listopada) oraz z soboty na niedzielę (16-17 listopada),
  • dodatkowy nocleg z czwartku na piątek (14-15 listopada) dla prowadzących warsztaty,
  • honorarium dla prowadzącego warsztat w wysokości 400 zł za każdy 2-godzinny slot (800 zł/pół dnia, 1600 zł/cały dzień) w modelu B2B, tzn. pod warunkiem wystawienia faktury za usługę, płatną po konferencji,
  • udział w after-party w sobotni wieczór (16 listopada),
  • opłatę lub zwrot kosztów transportu spoza terytorium Polski, do równowartości 300 euro, na następujących zasadach:
    • chętnie załatwimy za ciebie bilet lotniczy – wystarczy że podasz nam kiedy i skąd chcesz do nas dotrzeć,
    • jeśli wolisz zorganizować sobie transport samodzielnie, pamiętaj o tym, że zwrotu będziemy mogli dokonać tylko na podstawie faktury, w której Conferia jest stroną kupującą,
    • jeśli podóżujesz samochodem, zapłacimy za twoje paliwo, gdy dostarczysz nam fakturę, w której Conferia jest stroną kupującą.

Nasz pakiet prelegencki w szczególności nie obejmuje:

  • kosztów podróży między twoim miejscem zamieszkania a lotniskiem wylotu,
  • zakwaterowania i wyżywienia innego niż wyszczególnione powyżej - to ważne, ponieważ chcemy zapewnić pokój na wyłączność dla każdego prelegenta, a to kosztuje.

Z uwagi na specyfikę prawa podatkowego, refundujemy wyłącznie koszty udokumentowane fakturami i/lub rachunkami wystawionymi bezpośrednio na organizatora (Conferia), z prawidłowym numerem NIP.

Zachęcamy do składania propozycji także prelegentów spoza Europy, jednak z uwagi na ograniczenia budżetowe, możemy zapewnić im zwrot kosztów podróży tylko do kwoty będącej równowartością 300 euro.

Sugestie dotyczące zgłoszeń

Zdecydowanie zachęcamy cię do zgłaszania większej liczby tematów. Im więcej propozycji złożysz, tym większa szansa, że co najmniej jedna z nich pojawi się w naszej agendzie.
Upewnij się, że tytuł i abstrakt dotyczą dokładnie tematu, który będziesz referować i wystarczająco precyzyjnie go opisują. W poprzednich latach niektóre zgłoszenia mogły być interesujące, ale ich pomysłodawcy nie przedstawili na tyle dobrych abstraktów, by można było dokonać wyboru tych propozycji i ostatecznie przepadły w głosowaniu.

Promocja i social media

Jesteśmy towarzyscy i chcemy umożliwić ci kontakt z uczestnikami konferencji przed, w trakcie i po niej. Dlatego publikuj posty i tweety zachęcające do wystąpień i do przyjazdu na PHPCon. My przekażemy je chętnie dalej i pomożemy ci zostać zauważonym. Oczywiście ty także pomóż nam, ponownie publikując lub retweetując nasze treści. To działa w obie strony!